Ihre Position
Als Assistent*in der Geschäftsleitung managen Sie professionell das Büro und unterstützen den Geschäftsführer bei allen anfallenden administrativen und operativen Aufgaben. Sie arbeiten in einem rein digitalen Umfeld, übernehmen eine Nahtstellenfunktion in der internen Büroorganisation und sind die zentrale Ansprechperson für Ihre Kolleg*innen, externe Geschäftspartner*innen und Dienstleister*innen. Sie beurteilen, kommentieren und bearbeiten alle externen und internen Anfragen. Zudem sorgen Sie für die reibungslose flexible Organisation des Tagesablaufes und Büros der Geschäftsführung sowie die effiziente Zusammenarbeit mit allen Unternehmensbereichen innerhalb der Grün Berlin Gruppe. Sie verantworten die Dokumentation und Koordination teamübergreifender Arbeitsprozesse.
Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:
- Sicherstellen der durchgängigen Erreichbarkeit über alle digitalen Kommunikationskanäle für die Geschäftsleitung
- Sichten und Priorisierung des digitalen und analogen Schriftverkehrs und Weiterleiten an die betroffenen Ansprechpartner
- Sicherstellen des reibungslosen Informationsflusses zwischen dem Geschäftsführer, der Geschäftsleitung Finanzen und Controlling, den Bereichsleitungen und den Geschäftsbereichen der Grün Berlin
- Wichtige interne und externe Schnittstellenfunktion im Unternehmen
- Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung
- Koordination der Zusammenarbeit mit den Berliner Senatsverwaltungen, den Bezirksämtern, den Landesunternehmen und nachgeordneten Einrichtungen sowie weiteren Institutionen
- Digitale Ablage und Aktenverwaltung, Datenbankpflege einschließlich vertraulicher Unterlagen
- Erstellung und inhaltliche Zusammenführung von Informations- und Entscheidungsvorlagen, Dokumentationen, Präsentationen und Handouts für die Geschäftsführung
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings, Videokonferenzen, Workshops, Klausuren Gremiensitzungen; einschließlich Fristenmanagement
- Protokollerstellung für interne und externe Terminformate
- Verantworten einer professionellen Besucherbetreuung
- Übernahme von Recherchen und Sonderthemen im Auftrag der Geschäftsführung
- Organisation von Veranstaltungen in enger Zusammenarbeit mit dem Veranstaltungsmanagement
- Anmeldung von Budgets und Rechnungsbearbeitung von übergeordneten Budgets der Geschäftsführung
- Dienstreiseorganisation und Kostenabrechnung sowie Koordination von teaminternen Urlaubsplanungen und Organisation von Teamevents
Bewerbungsschluss ist der 22.08.2025 um 18:00 Uhr.
