Ihre Position
Als Assistenz (m/w/d) der Bereichsleitung kfm. Services der Grün Berlin Gruppe und zugleich Geschäftsführung der Grün Berlin Service GmbH sind Sie Teil des Assistenzteams von Grün Berlin. Dabei übernehmen Sie eine Schnittstellenfunktion in der Bereichsorganisation und sind die zentrale Ansprechperson* für die Bereichsleitung und die Teamleitung, Kolleg*innen, externe Geschäftspartner*innen sowie Dienstleister*innen. Sie sorgen für die reibungslose Organisation des Tagesablaufes der Bereichsleitung und übernehmen die Koordination täglicher und perspektivischer Aufgabenstellungen. Sie verantworten die Koordination der täglichen Arbeitsprozesse sowie die organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen oder Workshops. Dabei übernehmen Sie schwerpunktmäßig administrative und operative Aufgaben.
Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:
- Administrative Tätigkeiten und Office-Management
- Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung für die Bereichsleitung und Teamleitung
- Wichtige interne und externe Schnittstelle im Unternehmen einschließlich Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden und Führungsetage
- Operative Aufgaben, wie Postbearbeitung, Korrespondenz, Projektcontrolling, Reisekostenabrechnung, Versicherungsthemen
- Digitale Ablage und Aktenverwaltung, Datenbankpflege
- Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Dokumentationen, Präsentationen und Handouts
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen oder Workshops mit internen und externen Stakeholdern
- Protokollführung und Recherchen
- Auftrags- und Rechnungsbearbeitung in einem ERP-System
Die Stelle ist vorerst auf 5 Jahre befristet. Eine Weiterbeschäftigung über diesen Zeitraum hinaus wird grundsätzlich angestrebt.
