Ihre Position
Als Assistenz (m/w/d) der Bereichsleitungen sind Sie unmittelbar an unseren interessanten und vielfältigen Themen im Bereich des Liegenschaftsmanagements beteiligt. Das Liegenschaftsmanagement steuert alle in der Bewirtschaftung befindlichen Parkanlagen Grün Berlins. Hierzu zählen unter anderem der Britzer Garten, das Tempelhofer Feld, der Mauerpark, der Park am Gleisdreieck und weitere. Zusätzlich befinden sich auch die Sonderprojekte der Stadt-Weide-Land und des Campus-Stadt-Natur in unserem Aufgabenfeld.
Sie entlasten die Bereichsleitung administrativ und organisatorisch im Tagesgeschäft und unterstützen bei der täglichen reibungslosen Abwicklung. Dabei übernehmen Sie eine Schnittstellenfunktion in der Team- bzw. Bereichsorganisation und sind die zentrale Ansprechperson für alle Kolleg*innen, externe Geschäftspartner*innen sowie Dienstleister*innen.
Die kollegiale und interdisziplinäre Zusammenarbeit ist dabei unser besonderer Anspruch, insbesondere auch im bereichsübergreifenden Miteinander. Sie verantworten die Koordination teamübergreifender Arbeitsprozesse sowie die organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen oder Workshops. Dabei übernehmen Sie schwerpunktmäßig administrative und operative Aufgaben.
Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:
- Proaktive und vorausschauende Unterstützung der Bereichsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen
- Organisation von tagesaktuellen Vorgängen, insbesondere auch stetige*r Ansprechpartner*in für das Team
- Koordination von teaminternen Urlaubs- und Rufbereitschaftsplanungen und Schnittstelle zwischen Team und Personalabteilung
- Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung für die Bereichsleitung
- Wichtige interne und externe Schnittstelle im Unternehmen
- Operative Aufgaben, wie Postbearbeitung, Korrespondenz, Planung von Teamevents und Fachausflügen
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen oder Workshops mit internen und externen Stakeholdern