Ihre Position
In dieser Position sind Sie und zwei weitere Kolleg*innen die erste Anlaufstelle für unsere externen Partner*innen und Gäste, außerdem Kümmerer*in, Helfer*in und Wegbereiter*in im Zentralen Service für die Mitarbeiter*innen. Von der Frage nach Büromaterial bis hin zur Vor- und Nachbereitung von Besprechungsräumen sind Sie wichtigste*r Ansprechpartner*in.
Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:
- Empfang und Betreuung von Gästen* und Geschäftspartner*innen
- Zentrale Services für unsere Mitarbeiter*innen
- Anrufannahme und Weiterleitung externer Anrufe innerhalb unseres Unternehmens
- Bewirtung und Organisation von internen Terminen und kleineren Veranstaltungen, inklusive Vor- und Nachbereitung sowie Verwaltung der Besprechungsräume
- Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, inklusive Koordination von Boten*/Kurieren*
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und -ausstattung, inklusive Wareneingangskontrolle, Lagerung/Ausgabe und Kosten- und Rechnungskontrolle sowie Beschaffungskoordination
- Fuhrparkmanagement der drei Dienstfahrzeuge, inklusive Sicherstellung der Services und Inspektionen sowie Koordination mit Versicherungen im Schadensfall
- Beauftragung von Dienstleister*innen für die Geschäftsstelle, u. a. Reinigung, Hausmeister*indienst