Ihre Position

In dieser Position sind Sie und zwei weitere Kolleg*innen die erste Anlaufstelle für unsere externen Partner*innen und Gäste* und koordinieren den alltäglichen Arbeitsanfall im Rahmen des Empfangs. Gleichzeitig sind Sie Kümmerer*in, Helfer*in und Wegbereiter*in im Zentralen Service für die Mitarbeiter*innen. Von der Frage nach einem neuen Büromaterial bis hin zur Vor- und Nachbereitung von Besprechungsräumen sind Sie wichtigste*r Ansprechpartner*in der Grün Berlin Gruppe.

 Zu Ihren Aufgaben zählen insbesondere:

  • Empfang und Betreuung von Gästen* und Geschäftspartner*innen
  • Anrufannahme und Weiterleitung externer Anrufe
  • Bewirtung und Organisation von internen Terminen und kleineren Veranstaltungen, inklusive Vor- und Nachbereitung sowie Verwaltung der Besprechungsräume
  • Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, inklusive Koordination von Boten*/Kurieren*
  • Bestellung und Verwaltung von Büromaterial und -ausstattung, inklusive Wareneingangskontrolle, Lagerung/Ausgabe und Kostenkontrolle
  • Fuhrparkmanagement der drei Dienstfahrzeuge, inklusive Sicherstellung der Services und Inspektionen sowie Koordination mit Versicherungen im Schadensfall
  • Beauftragung von Dienstleister*innen für die Geschäftsstelle, u. a. Reinigung

Ihr Profil

  • Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung im Bereich Sekretariat oder Assistenzbereiche/ Back-Office Hotellerie
  • Einschlägige administrative und koordinative Erfahrungen
  • Hohe Eigenständigkeit, Lösungsorientierung und Hands-on-Mentalität
  • Führerschein Klasse B und aktive Nutzung selbiger
  • Verfassen von Geschäftskommunikation (schriftlich, elektronisch per E-Mail)
  • Hohe Kunden- und Serviceorientierung sowie souveränes Auftreten, auch am Telefon
  • Versierter Umgang mit gängigen PC-Anwendungen, insbesondere MS Office
  • Teamfähigkeit und Bereitschaft zum „Schichtdienst“ zwischen 8 und 18 Uhr (5-Tage-Woche von Montag bis Freitag)
  • Belastbarkeit und schnelle Auffassungsgabe für vielfältige Aufgaben

Wir bieten

  • Eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien sowie hoher Kollegialität
  • Gestaltungsraum für Ihre Vorschläge zur Optimierung von Prozessen und Steigerung der Effizienz
  • Einen attraktiven Arbeitsplatz in der Bundeshauptstadt und Metropole Berlin sowie ein völlig neu gestaltetes und modernes Büro mit sehr guter Verkehrsanbindung (U6, Ullsteinstraße)
  • Learning-on-the-job und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Eine aufgabenbezogene, leistungsgerechte Vergütung

 Wenn Sie als serviceorientierte Persönlichkeit durch ein hohes Maß an Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit überzeugen, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.

 

Ihre Bewerbung

Um sich bei der Grün Berlin Service GmbH erfolgreich zu bewerben, bitten wir Sie um die Übermittlung Ihrer vollständigen Bewerbungsunterlagen. Bitte übermitteln Sie uns hierzu Ihren Lebenslauf, das Motivationsschreiben und Ihre Arbeits- bzw. Abschlusszeugnisse im PDF-Format. Wir möchten Sie zudem darum bitten, Ihre Gehaltsvorstellung als Jahres-Brutto und Ihre Kündigungsfrist mit anzugeben.

 Grün Berlin Service GmbH – z. Hd. Herr Pascal Schneider