Ihre Position
Als Teamassistenz/ Assistenz/ (m/w/d) der Bereichsleitung sind Sie Teil des Assistenzteams von infraVelo. Dabei übernehmen Sie eine Schnittstellenfunktion in der Team- bzw. Bereichsorganisation und sind die zentrale Ansprechperson* für alle Kolleg*innen, Bezirks-/Senatsmitarbeitende sowie Dienstleister*innen. Gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen sorgen Sie für die reibungslose Organisation des Tagesablaufes des Bereiches, übernehmen die Koordination perspektivischer Aufgaben und zugehöriger Besprechungen hinsichtlich der effizienten Zusammenarbeit mit internen und externen Partnern*. Schwerpunktmäßig übernehmen Sie administrative und operative Aufgaben.
Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
- Administrative Tätigkeiten und Office-Management
- Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung
- Postbearbeitung und Korrespondenz
- Digitale Ablage und Aktenverwaltung, Datenbankpflege
- Erstellung von Vorlagen, Dokumentationen, Präsentationen und Handouts
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops mit internen und externen Partnern inkl. Protokollführung
- Auswertung und Aufbereitung von Daten und Informationen, Recherchen zu aktuellen Themen
- Mitarbeit im Projektmanagement
- Rechnungsbearbeitung