Ihre Position
Als Assistenz (m/w/d) der Geschäftsbereichsleitung sind Sie Teil des Assistenzteams von infraVelo. Dabei übernehmen Sie eine Schnittstellenfunktion in der Organisation des Geschäftsbereichs und sind die zentrale Ansprechperson* für Kolleg*innen, externe Geschäftspartner*innen sowie Dienstleister*innen. Gemeinsam mit Ihrer Kollegin sorgen Sie für die reibungslose Organisation des Tagesablaufes der Geschäftsbereichsleitung sowie die effiziente Zusammenarbeit mit den Bereichsleitungen im Projektbereich und deren Teams. Zudem stehen Sie im engen Austausch mit den beiden Assistentinnen der Geschäftsführung. Schwerpunktmäßig übernehmen Sie administrative und operative Aufgaben.
Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere:
- Administrative Tätigkeiten und Office-Management
- Telefonbetreuung, Terminkoordination und Kalenderführung
- Postbearbeitung und Korrespondenz
- Digitale Ablage und Aktenverwaltung, Datenbankpflege
- Erstellung von Vorlagen, Dokumentationen, Präsentationen und Handouts
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops mit internen und externen Stakeholdern inkl. Protokollführung
- Auswertung und Aufbereitung von Daten und Informationen, Recherchen zu aktuellen Themen
- Rechnungsbearbeitung
Die Position Assistenz (m/w/d) der Geschäftsbereichsleitung Projekte ist aufgrund einer Elternzeitvertretung auf die Dauer von 6 - 8 Monaten befristet. Eine Weiterbeschäftigung über die Elternzeit hinaus wird grundsätzlich angestrebt.